Merchandising voor evenementen, beurzen en congressen
Het merchandising van een evenement is het enige dat mensen mee naar huis nemen. Wij stellen goodiebags, conventiekits en sprekergeschenken samen met uw logo, vanaf 25 stuks, en leveren ze op de locatie — of later, thuis bij elke deelnemer die niet kon komen.
Merchandising voor beurzen en congressen: van pen tot blijvend kit
Promotiemateriaal voor evenementen wordt vaak laat en in bulk beslist: duizend pennen, duizend gepersonaliseerde lanyards, duizend dunne tassen. Wat men onthoudt, is iets anders: een goodiebag met drie goede stukken — een fles, een notitieboekje, iets gastronomisch — met uw merk op een doordachte manier.
Pekata produceert het merchandising van het evenement zoals elk ander bedrijfsgeschenk: zorgvuldig samengesteld catalogus, uw logo met voorvertoning, montage in doos of tas en levering op de locatie op de afgesproken dag. En als het evenement intern is — conventie, kick-off, off-site — kiest elke persoon zijn kit op het portaal voordat ze komen.
Geschenken voor congressen: deelnemers, sprekers en sponsors
Een congres heeft drie doelgroepen en het is niet verstandig om ze hetzelfde te geven. Een goodiebag met items die de deelnemer de volgende week kan gebruiken: een gepersonaliseerde fles, een notitieboekje en iets gastronomisch. De spreker en de sponsor krijgen een waardevoller geschenk, met handgeschreven kaart en persoonlijk overhandigd, niet op de inchecktafel.
De originele geschenken voor evenementen zijn niet de duurste: het zijn de geschenken die passen bij het thema van het congres en de stad waar het plaatsvindt. We kiezen samen met u de catalogus op basis van het publiek en het budget per persoon, passen uw logo zorgvuldig toe en produceren elk formaat per stuk, zodat de tien geschenken voor sprekers niet verplichten om er honderd te bestellen.
Merchandisingformaten voor elk type evenement
- Goodiebags voor deelnemers: gepersonaliseerde tas van katoen met uw logo en twee of drie nuttige items erin.
- Conventie- en kick-off-kits: welkomstpakket van het evenement in een Pekata-doos met uw merkband, geleverd op de stoel of in het hotel.
- Geschenken voor sprekers op congressen, VIP's en sponsors: waardevollere items, gastronomisch of ervaring, met gepersonaliseerde kaart.
- Standmerchandising en geschenken voor beurzen: evenementent-shirts met uw logo voor het team, gepersonaliseerde pennen voor beurzen en gepersonaliseerde snoepjes en chocolaatjes voor de stand, en een beter geschenk voor de belangrijke leads.
- Nalevering aan huis: het evenementkit, thuis bij wie niet kon deelnemen of bij de externe teams.
Hoe het werkt
- U vertelt ons over het evenement: datum, locatie, deelnemers en budget per persoon. Wij stellen de kit met uw logo voor en u keurt het goed op het scherm.
- Wij produceren, markeren en monteren elke tas of doos per stuk — vanaf 25 stuks zonder overtollige voorraad.
- Wij leveren op de locatie op de afgesproken dag en, indien nodig, sturen we de rest later naar huis.
Geen overtollige voorraad of dozen in het magazijn
Wij produceren het exacte aantal kits en, voor interne evenementen, kiest elke persoon maat, kleur of zelfs de inhoud op het portaal — net als bij een geschenkcampagne voor bedrijfsevenementen. Wat niet wordt uitgedeeld, wordt naar huis gestuurd; het komt niet terug naar uw kantoor in dozen.
Al het merchandising van het evenement op één factuur, met de kostenverdeling per kostenplaats indien nodig, zoals elke andere bestelling van merchandising voor bedrijven.
Richtprijzen voor evenementmerchandising
| Formaat | Wat is inbegrepen | Richtprijs per stuk |
|---|---|---|
| Standartikel | Pen, lanyard of dunne tas met uw logo | 1 – 5 € |
| Goodiebag voor deelnemers | Katoenen tas + twee of drie nuttige items | 15 – 30 € |
| Conventiekit in doos | Pekata-doos met band, fles, notitieboekje en iets gourmets | 30 – 60 € |
| Sprekers- of VIP-geschenk | Gourmet item of ervaring met gepersonaliseerde kaart | 50 – 120 € |
Richtprijzen per stuk, met het logo toegepast en exclusief btw. Montage en levering op locatie worden begroot op basis van het evenement.
Elk element van het evenement, met zijn eigen pagina
- Gepersonaliseerde fotowand voor bedrijven en merkenevenementen: fiche met materialen, markeringstechnieken, termijnen en richtprijzen per stuk.
- Gepersonaliseerde roll-up voor bedrijven, met uw ontwerp: fiche met materialen, markeringstechnieken, termijnen en richtprijzen per stuk.
- Gepersonaliseerde tenten voor bedrijven, beurzen en evenementen: fiche met materialen, markeringstechnieken, termijnen en richtprijzen per stuk.
- Identificatiepolsbanden voor evenementen met uw logo: fiche met materialen, markeringstechnieken, termijnen en richtprijzen per stuk.
- Gepersonaliseerde vlaggen voor bedrijven en evenementenvlaggen: fiche met materialen, markeringstechnieken, termijnen en richtprijzen per stuk.
Veelgestelde vragen
Hoe ver van tevoren moet het merchandising voor een evenement worden besteld?
Voor kits met markering, drie tot vier weken voor de datum; voor grote oplagen of geborduurde textiel, zes. Met minder marge zijn er catalogusopties zonder markering of met gepersonaliseerde kaart.
Leveren jullie op de locatie van het evenement?
Ja: we leveren op het hotel, het congrescentrum of de evenementlocatie op de afgesproken dag en coördineren met de organisatie de ontvangst en montage.
En als er kits over zijn?
Wij produceren het exacte aantal. Als iemand niet aanwezig is, sturen we hun kit naar huis; u verzamelt geen dozen met merchandising op kantoor.
Is er een minimale bestelhoeveelheid voor evenementmerchandising?
Ja: 25 stuks per referentie. Vanaf daar worden een congres met 40 personen en een conventie met 2.000 op dezelfde manier begroot: per deelnemer, en de prijs per stuk daalt met het volume.
Hoeveel kost de merchandising voor een evenement?
Richtlijn: een standartikel met uw logo kost tussen 1 en 5 euro; een complete goodiebag tussen 15 en 30; en een conventiekit in een doos tussen 30 en 60 per deelnemer. De uiteindelijke prijs hangt af van de gekozen catalogus, de markeringstechniek en het aantal kits.